Manajemen Proyek

Manajemen proyek TI mengacu pada proses dan teknik yang digunakan dalam pengembangan awal perangkat lunak atau sistem lainnya. Manajemen program adalah salah satu kontrol utama yang memastikan pengiriman proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan fungsionalitas penuh. Tujuan manajemen proyek adalah untuk mengidentifikasi, membangun, mengoordinasikan, dan memantau kegiatan, tugas, dan sumber daya untuk proyek untuk menghasilkan produk atau layanan yang memenuhi persyaratan. Hal-hal yang dipertimbangkan yaitu :

• Sponsor manajemen bisnis dari proyek

• Manajemen program

• Kemampuan manajemen proyek

• Keterlibatan pengguna

• Perincian tugas, definisi tonggak, dan persetujuan fase

• Alokasi tanggung jawab

• Penelusuran yang ketat terhadap tonggak dan hasil kerja

• Anggaran biaya dan tenaga kerja, dan keseimbangan sumber daya internal dan eksternal

• Kualitas rencana dan metode jaminan

• Penilaian risiko program dan proyek

• Transisi dari pengembangan ke operasi (COBIT)

Proses Manajemen Proyek

Melibatkan dua elemen dasar :

• Siklus hidup manajemen proyek (PMLC) yang dapat diterapkan secara umum, tetapi seringkali disesuaikan dengan ukuran proyek apa pun.

• Siklus hidup pengembangan yang membahas kebutuhan spesifik dari aplikasi atau pengiriman lain yang dipertimbangkan. Aplikasi mainframe dapat mengikuti satu jenis siklus hidup pengembangan sistem (misal pendekatan air terjun) dan aplikasi komputasi terdistribusi lainnya (misal Iteratif).

Auditor harus memahami kedua elemen ini untuk menyinkronkan kebutuhan audit dengan kontrol dan jadwal proyek.

Manajemen proyek melibatkan unsur manusia, pengalaman yang dibawa manajer proyek ke proyek mereka kumpulkan dari manajemen mereka, dan titik kritis bagaimana manajer proyek berhubungan dengan klien dan kesediaan klien untuk memberikan hak. Auditor dapat dengan cepat menilai apakah manajer proyek telah menerapkan tata kelola proyek yang tepat, siklus hidup manajemen proyek, dan mengintegrasikan kedua elemen ini dengan siklus hidup pengembangan sistem yang sesuai.

Gartner Group (Kapur) mengidentifikasi apa yang disebutnya "10 Praktik Terbaik Manajemen Proyek":

      1.      Semua proyek (selain proyek infrastruktur TI) harus dimiliki oleh unit bisnis.

     2.      Semua proyek harus diluncurkan secara teratur dan rasional yaitu, ide harus melalui uji tuntas    yang tepat sebelum menjadi proyek.

      3.      Sistem yang konsisten dan stabil harus ditetapkan untuk mengelola prioritas lintas proyek.

     4.      Kriteria keberhasilan proyek ditentukan lebih awal dan dipantau sepanjang siklus pengembangan proyek.

      5.      Peran dan tanggung jawab sponsor dipahami dengan baik dan ditanggapi dengan serius.

     6.      Aturan dan tanggung jawab untuk pengelolaan proyek didefinisikan dengan jelas dan dipahami oleh semua orang.

      7.      Proses untuk menetapkan individu ke proyek adalah rasional, dan tugas cukup stabil.

      8.      Proyek diharapkan memiliki rencana komprehensif, perkiraan realistis, dan jadwal yang layak.

      9.      Status proyek dilaporkan secara sistematis, terus terang, dan konsisten.

      10.  Proyek tidak dianggap selesai sampai fungsionalitas beroperasi penuh dan manfaat direalisasikan.

Inisiatif strategis dan taktis bergantung pada inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, manajemen, dan penyelesaian proyek yang efektif, efisien, tepat waktu, dan berkualitas.

Kerangka Kerja Manajemen Proyek

Kerangka kerja manajemen proyek atau siklus hidup manajemen proyek (KKMP) memberikan panduan kepada manajer proyek tentang proses yang harus diikuti untuk memastikan keberhasilan pelaksanaan proyek. berbeda dari siklus hidup pengembangan perangkat lunak (SDLC). KKMP menyediakan struktur di sekitar SDLC yang digunakan untuk memastikan bahwa proyek memiliki kontrol yang tepat untuk berhasil. Ini difokuskan pada ruang lingkup proyek, jadwal, dan anggaran, dan SDLC berfokus pada analisis, konstruksi, dan pengujian.

Manajemen proyek

Manajemen proyek yang efektif memastikan bahwa tugas proyek didefinisikan secara memadai, sumber daya tersedia dan digunakan secara efisien, kualitas dijaga, dan proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Auditor dapat membantu dengan meninjau rencana proyek untuk memastikan bahwa tugas dan hasil kerja didetailkan dengan cukup detail, persyaratan sumber daya didefinisikan, perkiraan waktu masuk akal, sumber daya tersedia pada waktu yang tepat, dan kemajuan proyek dilaporkan secara teratur.

Contoh kiriman meliputi:

Fase Proyek	Penyampaian
Perencanaan	Rencana Proyek
Analisis	Persyaratan Pengguna
Desain	Spesifikasi Program
Pengujian	Tujuan Pengujian
Implementasi	Dokumentasi Sistem

Manajemen Sumber Daya

Bisnis harus mendefinisikan persyaratan, pengembang aplikasi harus memberikan kode, kelompok jaminan kualitas dan penguji harus memvalidasi kode, dan kelompok infrastruktur harus mendukung aplikasi. Orang-orang dengan berbagai keahlian mungkin ditugaskan ke tim proyek. Tantangan bagi manajer proyek adalah memastikan bahwa:

• Tata kelola yang tepat sudah ada.

• Sumber daya yang tepat (uang, orang, fasilitas) tersedia pada waktu yang tepat.

• Proyek memiliki struktur rincian kerja yang cukup rinci untuk melaksanakan proyek.

• Tugas proyek diprioritaskan untuk mencegah gangguan dengan tanggal jatuh tempo proyek lain.

• Hasil kerja diproduksi tepat waktu dan kualitasnya tepat.

 • Manajemen (semua tingkatan) sedang dikomunikasikan dengan dan cukup terlibat.

• Pengguna akhir terlibat dan menerima pengiriman hasil proyek yang disepakati.

Manajer program membantu memastikan bahwa semua kelompok terhubung sepanjang proses.

Manajemen Program versus Manajemen Proyek

Lingkungan bisnis dan teknologi mendorong permintaan untuk banyak program yang kompleks Karena tidak ada proyek pengembangan yang diselesaikan hanya dengan satu fungsi, manajemen program diperlukan untuk memastikan keberhasilan.

Pelacakan dan Pengawasan Proyek

Proses pengawasan dan pelacakan membantu memastikan bahwa proyek memenuhi komitmennya. Kontrol perlu dilakukan untuk mengidentifikasi proyek yang tersesat. Pengawasan dan pelacakan selama semua fase proses pengembangan membantu memastikan bahwa proses standar dipatuhi dan kontrol dipertahankan. Tujuan pelacakan dan pengawasan proyek adalah untuk memberikan visibilitas yang memadai ke dalam kemajuan aktual sehingga manajemen dapat mengambil tindakan efektif ketika kinerja proyek menyimpang secara signifikan dari rencana.

Alat Manajemen Proyek

Manajemen proyek yang efektif membutuhkan penggunaan seperangkat alat yang memungkinkan pengembangan dan pelacakan rencana. Ada banyak alat di pasar untuk manajemen proyek mandiri dan perusahaan-lebar. Ada beberapa fungsi yang dapat diotomatisasi dan diintegrasikan dengan memilih alat manajemen proyek tingkat perusahaan:

• Perencanaan tugas dan pelacakan proyek

• Pelacakan sumber daya dan waktu

• Pelacakan jam kerja

• Penangkapan dan penagihan waktu

• Pelaporan waktu

• Penganggaran proyek

• Komunikasi proyek

• Dokumentasi proyek

Alat manajemen proyek tingkat perusahaan memungkinkan untuk melacak banyak orang yang bekerja pada banyak proyek dan bantuan dalam mengidentifikasi ketergantungan dan masalah lintas-proyek. Mereka juga mengintegrasikan tugas, sumber daya, dan biaya ke dalam satu repositori.

Jika manajemen memutuskan untuk menggunakan alat waktu dan pengukuran (mis., Manajer proyek, CPM, PERT, grafik GANTT), maka auditor harus memastikan bahwa alat ini digunakan sesuai dengan spesifikasi manajemen. Auditor dapat menggunakan grafik ini untuk membantu mendapatkan rekomendasi melalui dan untuk menunjukkan kepada manajemen berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan kontrol yang direkomendasikan pada tahap awal dan akhir pengembangan sistem.

Alat manajemen proyek tambahan adalah lembar tugas yang digunakan untuk mengalokasikan waktu (aktual versus perkiraan), menugaskan personil, dan mencatat tanggal dan biaya penyelesaian. Dengan cara ini, auditor dan manajemen dapat memperoleh akun yang lebih rinci tentang waktu dan uang yang dihabiskan untuk suatu proyek dan dapat melacak apa yang sedang dikerjakan dan apa yang selesai.

Peran Auditor dalam Proses Manajemen Proyek

Peran auditor dalam manajemen proyek tergantung pada budaya organisasi, kematangan fungsi sistem informasi, dan filosofi departemen audit. Tujuan dari audit manajemen proyek adalah untuk memberikan identifikasi awal atas masalah-masalah yang dapat menghambat implementasi tepat waktu, sesuai anggaran dari suatu aplikasi yang dikendalikan, didokumentasikan, dan dapat dioperasikan oleh komunitas pengguna yang cukup terlatih. Manajemen proyek audit membutuhkan pengetahuan khusus tentang PMLC dan proses pengembangan.

Dengan terlibat pada titik-titik strategis, auditor dapat memastikan proyek yang terkontrol dengan baik. Daftar berikut ini menyoroti beberapa tugas utama yang dapat dilakukan auditor selama pengembangan proyek:

• Dapatkan dukungan dan kerja sama dari pengguna dan profesional TI.

• Periksa alat manajemen proyek untuk penggunaan yang tepat.

• Lakukan tinjauan proyek pada akhir setiap fase.

• Menilai kesiapan untuk implementasi.

• Presentasikan temuan kepada manajemen.

• Menjaga kemandirian agar tetap objektif.

Tugas-tugas ini dapat membantu memberikan peringatan dini tentang masalah manajemen proyek.

Penilaian Risiko Audit

Tergantung pada organisasi, auditor mungkin tidak memiliki cukup waktu untuk terlibat dalam semua fase setiap proyek. Keterlibatan proyek akan tergantung pada penilaian risiko proses dan risiko proyek Tingkat risiko dapat berupa fungsi dari ukuran proyek, ruang lingkup perubahan organisasi, kompleksitas sistem yang dikembangkan, jumlah orang yang terlibat, dan pentingnya proyek bagi organisasi.

Tinjauan Proses Manajemen Proyek

Tinjauan proses manajemen proyek akan menilai kecukupan lingkungan kontrol untuk mengelola proyek. Poin-poin tinjauan yang tercantum mewakili pos-pos pemeriksaan dalam proses manajemen proyek. Auditor dapat menggunakan pos-pos pemeriksaan ini untuk menentukan status sistem kontrol internal proyek dan status proyek pengembangan itu sendiri.

Manajemen Proyek

Audit dapat memberikan tinjauan independen kepada manajemen tentang hasil proyek (mis., Piagam proyek, daftar tugas, jadwal, anggaran). Audit juga dapat meninjau daftar tugas proyek dan anggaran untuk memverifikasi bahwa semua tugas proyek telah ditentukan dan semua tonggak pencapaian dapat disampaikan.

Selama fase perencanaan, auditor dapat memfasilitasi komunikasi antar fungsi dan mengangkat masalah yang dapat berdampak pada kualitas atau ketepatan waktu proyek. auditor mengembangkan pengetahuan keseluruhan organisasi dan menjalin hubungan di berbagai departemen. Hubungan ini sangat membantu dalam proyek pengembangan untuk memastikan informasi mengalir antara tim pengembangan dan pejabat lainnya. Pertimbangkan kelompok-kelompok berikut:

• Pengguna primer

• Pengguna sekunder

• Vendor dan konsultan

• Programmer dan analis

• Administrator basis data

• Tim penguji

• Operasi komputer

• Sistem interfacing

• Tim pelaksana

• Dukungan produksi (mis., Pemrogram pemeliharaan)

Komunikasi

Sangat penting untuk memastikan bahwa harapan tim manajemen dan pengembangan terhadap peran auditor dipahami dan dikomunikasikan kepada semua peserta. Untuk memengaruhi upaya pengembangan sistem, auditor harus mengembangkan jalur komunikasi terbuka dengan manajemen dan pengguna. auditor harus mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan manajer, analis, dan programmer. Meskipun auditor harus memupuk hubungan kerja yang baik dengan semua kelompok yang memiliki tanggung jawab desain, ia harus tetap independen.

Rekomendasi

Sepanjang proyek pengembangan, auditor akan membuat rekomendasi kontrol. Bergantung pada budaya organisasi, rekomendasi ini mungkin perlu ditangani secara informal dengan meninjau desain dengan tim proyek atau secara formal dengan menyajikan rekomendasi kepada komite pengarah. Dalam kedua kasus tersebut, auditor harus selalu mempertimbangkan nilai rekomendasi kontrol versus biaya pelaksanaan control, rekomendasi harus spesifik, mengidentifikasi masalah dan bukan gejalanya. Ini memungkinkan kontrol yang tepat untuk diimplementasikan dan diuji.

Rekomendasi sering ditolak karena faktor waktu dan biaya. Manajer terkadang merasa bahwa menerapkan rekomendasi auditor akan membuat mereka terlambat. Auditor harus meyakinkan manajemen bahwa jika rekomendasi tidak diterapkan, lebih banyak waktu dan uang akan dihabiskan dalam jangka panjang.